DOPISY

Kapitola obsahuje tyto pojmy a jejich vysvětlení najdete pouhým kliknutím na některý z nich:

Obchodní a úřední dopisy

Formu, umístění a přesné rozměry předtištěných údajů a značek stanoví norma ČSN 88 6101 Dopisní papíry pro hospodářskou a úřední korespondenci.

Jak správně psát obchodní dopisy se dozvíte v následujících podkapitolách:

ZMĚNA (v názvu podkapitoly i v textu)

V hlavičce písemnosti se uvádí přesný název odesílající organizace, její právní forma, příp. firemní znak, obchodní značka apod., její úplná adresa včetně PSČ a číslo poštovní přihrádky, jestliže jí podnik disponuje. Může zde být uveden také údaj o registraci podnikatelského subjektu (viz Doplňující údaje); častěji je však vytištěn v doplňujících údajích v zápatí stránky. Úpravu hlavičky dopisu norma nestanoví.
Při práci s textovým editorem se hlavička umísťuje do záhlaví stránky.

Úprava a umístění adresy viz kapitola Adresy v dopisech.

ZMĚNA (drobné změny v textu)

Obchodní a úřední dopisy lze opatřit těmito rubrikami pro odvolací údaje:
Vaše značka, Ze dne, Naše značka, Vyřizuje, Telefon, Linka, Mobil, Fax, E-mail, Webová adresa, Datum. Firma, podnik nebo úřad mohou vybrat a na dopisní papíry předtisknout ty údaje, které jsou pro vyřizování jejich korespondence účelné. Pořadí musí zůstat zachováno.

Dopisní papíry mohou existovat ve třech variantách:

Dopisní papíry se sloupcovými odvolacími údaji
Dopisní papíry s řádkovými odvolacími údaji
Dopisní papíry bez předtisku odvolacích údajů

Dopisní papíry se sloupcovými odvolacími údaji
Odvolací údaje lze tisknout do sloupce vlevo nebo vpravo od adresového pole od jednotné svislice. Nesmí zasáhnout do adresového pole. Člení se do skupin prázdným řádkem.

V první skupině je pořadí údajů pevné. Ve druhé skupině se pořadí údajů o spojení na pracovníka, který dopis vyřizuje, upraví podle aktuálního vybavení pracoviště. Třetí skupinu tvoří datum.

Dopisní papíry s řádkovými odvolacími údaji
Odvolací údaje se mohou též tisknout do řádku pod adresové pole. Odvolací údaj se začíná psát pod prvním písmenem předtisku; nesmí přesáhnout pod další předtisk. Je-li údaj delší, je nutné jej napsat do dvou, příp. tří řádků. (Před lomítkem ani za ním není mezera).

Dopisní papíry bez předtisku odvolacích údajů
Na dopisních papírech bez předtištěných odvolacích údajů se v prvním řádku pod záhlavím zpravidla uvádí pouze spisová značka (čj.), podle potřeby také další údaje (kdo dopis vyřizuje a spojení).

Za/213/97 nebo Va/281/02/Valenta/271 234 567

ZMĚNA (v textu)

V odvolacích údajích se den a měsíc vyjadřuje dvoumístně arabskými číslicemi, sestupně. Mezi jednotlivé údaje se klade spojovník. Připouští se psát datum též vzestupně, den a měsíc dvoumístně, údaje oddělovat tečkami bez mezer. Letopočty po roce 2000 se doporučuje psát čtyřmístně.

2003-02-03        02.08.2002

Vyjadřuje-li se v souvislém textu měsíc číslicí, píše se datum vzestupně, den a měsíc jednomístně.

Tábor 3. ledna 2003
Vaši reklamaci jsme obdrželi teprve 15. 6. 2002.

Je-li měsíc vypsán slovem, píše se datum vždy vzestupně.

Hodonín 3. ledna 2003
V Ústí nad Labem 28. listopadu 2002

ZMĚNA (drobné změny v textu)

Pod posledním odvolacím údajem se po vynechání dvou řádků napíše heslovité vyjádření obsahu dopisu (věc). Začíná velkým písmenem a neukončuje se tečkou. Zvýrazní se podtržením nebo tučným tiskem. Při práci s textovými editory neřádkujeme - nastavíme meziodstavcovou mezeru 24 b.

Objednávka adventních kalendářů
Dotaz na možnost spolupráce
Nabídka kurzu výpočetní techniky - základní obsluha osobních
počítačů pro začátečníky

Nikdy se nepíše slovo VĚC, ať s dvojtečkou nebo bez dvojtečky, velkým či malým písmem, zkrátka v žádné podobě!!!
Má-li Váš zaměstnavatel tento přežitek na firemním předtisku vytištěn, doporučte mu, aby se s ním rozloučil, a sice tak, že definitivně.

ZMĚNA (v textu)

Mezi heslovitým vyjádřením obsahu dopisu a oslovením se vynechávají dva řádky. Oslovení začíná vždy od levé svislice a končí čárkou, vlastní text pak začíná malým písmenem. Mezi oslovením a textem se vynechává jeden řádek. Neřádkujte, používejte meziodstavcové mezery. Jeden řádek = 12 b.

Oslovení náleží do každého dopisu. Úřad, podnik, firma se oslovuje např. takto:

Vážení, Vážení zákazníci, Vážení klienti, Vážená paní, Vážený pane, Vážení obchodní přátelé, Vážení partneři, Vážení obchodní partneři ...

Muži se oslovují 5. pádem

Vážený pane ministře, poslanče, předsedo, ...
Vážený pane Nováku, Vácho, Doležale, ... Krbče
Milý pane Kubů, ...

Ženy se oslovují přechýleným tvarem jejich titulu:

Vážená paní ministryně, poslankyně, předsedkyně, inženýrko, ředitelko, ...

ZMĚNA (v textu)

V obchodní a úřední korespondenci se používá jednoduché řádkování. Pro osobní dopisy lze zvolit řádkování 1,5.

Podle obsahu se text člení do odstavců. Mezi odstavci se vynechává jeden řádek. V běžné obchodní a úřední korespondenci začínají odstavce přednostně od levé svislice (bloková úprava). Výjimkou jsou osobní dopisy a písemnosti zvláštního charakteru.

Pravý okraj se píše nezarovnaně (na praporek) nebo se automaticky zarovnává. Při úpravě na praporek nemají být rozdíly v délce řádků větší než 5 úhozů. Doporučuje se používat automatické dělení slov (nikoliv však v e-mailech). Při používání textových editorů se do spojení, jež nemají být od sebe oddělena při automatickém lámání řádků, vkládají pevné mezery (např. v Náchodě, 5. května, Ing. Kolář, J. Svoboda, 1 300 000, 10 mm apod.).

Na nepředtištěných listech formátu A4 je levý i pravý okraj široký 25 mm, pravý okraj v průměru nebo zarovnaně.

Na dopisních papírech s předtištěnými odvolacími údaji je vzdálenost předtisku od levého okraje papíru 20 mm.

Při úpravě se svislými nebo vodorovnými odvolacími údaji a adresou psanou vpravo začíná text dopisu na stejné svislici jako předtisk. Levý i pravý okraj je široký 20 mm.

Při úpravě s adresou psanou vlevo se text píše od stejné svislice jako adresa. Levý i pravý okraj je široký 25 mm.

Údaje, které je třeba vyzdvihnout, lze napsat na zvláštní řádek a zvýraznit (viz heslo Umístění na samostatný řádek). Jestliže je v dopise několik zvýrazněných řádků, píší se od téže svislice. Podle obsahu se řadí do sestavy.

Na základě Vaší poptávky po kancelářksém nábytku z 25. listopadu 2002 Vám nabízíme různé sestavy řady Efektive:
cena podle počtu prvků, dodací termín cca 2 týdny, platební podmínky platba převodem.

Pozdrav se považuje za další odstavec. Začíná vždy od stejné svislice jako předcházející odstavce. Od posledního řádku se odděluje jedním prázdným řádkem. Závěrečný pozdrav může být součástí poslední věty nebo souvětí.

Těšíme se na Vaši objednávku a jsme s pozdravem

Jestliže se použije razítko firmy, podniku nebo úřadu, otiskne se nad vlastnoruční podpis tak, aby jej nepřekrývalo. Kulatá razítka se otiskují doprostřed pod textový sloupec.

ZMĚNA (v textu)

Při použití blokové úpravy se podpis umísťuje od levé svislice, ale lze jej umístit též vpravo.

Pod podpisy odpovědných pracovníků se vytiskne nebo strojem vypíše jejich titul, jméno (nezkráceně), příjmení (neproloženě) a jejich funkce. Vždy se uvádí napřed jméno a pak příjmení. Nad vytištěným nebo strojem napsaným jménem a příjmením musí zůstat místo potřebné pro vlastnoruční podpis.

Při umístění vlevo se píše jméno a funkce zarovnané od levé svislice; při umístění vpravo se pod jméno a příjmení píše funkce na střed.

Jsou-li na písemnosti dva podpisy, vlevo se podepisuje pracovník funkčně vyšší, vpravo pracovník funkčně nižší. Jestliže je na písemnosti více podpisů, umísťují se po dvojicích tři až čtyři řádky pod sebou. Jestliže jsou pracovníci funkčně na stejné úrovni, následují podpisy za sebou v abecedním pořadí. Pokud písemnost podepisují dvě organizace, vpravo je podpis té, která dopis vyhotovila.

V blokové úpravě se první podpis umístí od levé svislice:

(Podpis)			(Podpis)
Ing. Alois Vyhnálek		Jana Čermáková
ředitel a. s.			ekon. náměstkyně

Příklad podpisů umístěných vpravo:

    (Podpis) (Podpis) Robert Malý Antonín Borovička krajský hejtman starosta

Na rozmnožených písemnostech se podpis odpovědného pracovníka napíše strojem nebo vytiskne s poznámkou v. r.
Mezi příjmení a poznámku v. r. nepatří žádné interpunkční znaménko (tedy ani čárka).

Ing. Alena Vránová v. r.       	                 

ZMĚNA (v textu)

Neodesílané kopie se parafují, jestliže např. dopis koncipoval někdo jiný než ten, kdo jej podepíše. Dopisy se předkládají k parafování také podnikovému právníkovi, překladateli apod. Parafa se umísťuje na levém dolním okraji.

Upozornění na přílohy, které se k dopisu přikládají, se uvádí od levé svislice (pod posledním řádkem textu se vynechávají dva až čtyři řádky).
Posledním řádkem se rozumí podpis, upozornění na přílohy tedy umístíme obvykle 24 - 36 bodů (meziodstavcová mezera) pod podpisem.

Přílohy se mohou:

Příloha

2 přílohy

Ceník

Prospekt

Přílohy
Objednávka
Změna objednávky
Potvrzení objednávky
Dodací list
Faktura

ZMĚNA (drobná změna v textu)

Upozornění, že kopie dopisu byla zaslána někomu jinému na vědomí, se poznamená dole od levé svislice. Nadpisy Na vědomí, Rozdělovník nebo Kopie se zvýrazňují stejným způsobem jako "věc" a přílohy, nepíše se za nimi žádné členicí znaménko. Mezi přílohami a nadpisem se vynechají dva řádky. Výčet adresátů se píše pod nadpis.

Při nedostatku místa lze rozdělovník umístit v pravé dolní čtvrtině.

Na vědomí
Fallo, a. s.
Ombre, spol. s r. o.
Coda, s. r. o.

ZMĚNA (nová podkapitola)

V doplňujících údajích se uvádějí informace vztahující se k celé instituci: bankovní spojení, IČ, DIČ, údaj o sídle instituce, o registraci podnikatelského subjektu v obchodním rejstříku nebo jiné evidenci, číslo telefonní ústředny, číslo ústředního faxu, e-mailová adresa, webová adresa. Při použití textových editorů tiskneme doplňující údaje do zápatí stránky drobným písmem. V praxi se setkáte s údaji o registraci podnikatelského subjektu i v áhlaví stránky.

POZNÁMKA: Obchodní zákoník z 1. ledna 2001 v § 13a stanoví, že každý podnikatelský subjekt je povinen na všech objednávkách, obchodních dopisech a fakturách uvádět kromě jména nebo názvu firmy a identifikačního čísla také údaj o sídle nebo místu podnikání; osoby zapsané v obchodním rejstříku nebo jiné evidenci též údaj o tomto zápisu, včetně spisové značky.

ZMĚNA (drobné změny v textu)

Při psaní delšího dopisu je třeba vždy pamatovat na dostatek místa pro zakončení (vlastnoruční podpis nesmí být překryt razítkem, musí zbýt prostor pro přílohy a rozdělovník). Na dopisních papírech se předtiskuje značka pro zakončení, která upozorňuje na blížící se konec papíru.

Na předtisku v počítači většinou žádná značka není, textový editor se sám postará o zalomení stránek.

Je-li zřejmé, že se dopis se všemi náležitostmi na jednu stránku nevejde, je třeba pokračovat na další straně. Lze psát na rub dopisního papíru (tento způsob se zpravidla používá pouze při psaní na stroji), ale vhodnější je psát na další list. Značkou ./. se upozorňuje na pokračování na rubu, značka ./2 znamená pokračování na dalším listu.
V praxi se obvykle místo značky ./2 normálním způsobem stránky očíslují.

Stránka nesmí končit nadpisem, text nekončí rozděleným slovem. Začíná-li na konci stránky nový odstavec, musí obsahovat alespoň dvě řádky. Na poslední stránce se píše ještě alespoň jeden celý řádek textu kromě pozdravu.

Pokračovací listy mohou mít v záhlaví předtištěný název a adresu odesílající organizace. Pod tuto hlavičku se uvede spisová značka, datum a číslo stránky. V praxi se však následující stránky zpravidla pouze číslují. Obvykle v zápatí stránky.

Písemnosti obsahující utajované skutečnosti se označují příslušným stupněm utajení v pravém rohu nahoře nebo vpravo vedle heslovitého označení obsahu dopisu. Stupně utajení se vyznačují razítkem nebo velkými písmeny.

ZMĚNA (drobné úpravy v textu)

Osobní dopisy

Při zvláštních příležitostech píší vedoucí pracovníci tzv. osobní dopisy, které mají výjimečný charakter; používají se např. při jmenování do funkce, pro blahopřání, kondolence, pozvání a jiné společenské příležitosti. Nehodí se pro vyřizování běžných úředních záležitostí ani pro dopisy do ciziny.

Na dopisním papíru je předtištěn název organizace a funkce pisatele dopisu. Jeho jméno a příjmení se píše strojem nebo tiskne souměrně nad nebo pod předtisk.

Místo a datum odeslání se píše v řádkovém tvaru, vzestupně, měsíc se vypisuje slovem, celé datum se přisunuje k pravému okraji. Je-li třeba, uvede se pod datem spisová značka odesílatele.

Dopis začíná oslovením, umístěným od levé svislice. Používá se zpravidla řádkování 1,5, lze použít též řádkování jednoduché. Dvakrát se řádkuje: mezi oslovením a textem, mezi odstavci, mezi posledním řádkem textu a pozdravem. Nové odstavce se zpravidla odrážejí od levé svislice (o 5 úhozů) nebo lze zvolit blokovu úpravu.

Na počítači nové odstavce neodrážíme o 5 úhozů, ale stiskneme klávesu tabulátoru (standardně je nastaven na 1,25 cm) nebo nastavíme odsazení 1. řádku na 1,25 cm.

Pod textem dopisu se odesílatel vlastnoručně podepíše. Pod jeho podpis se jméno, příjmení a funkce již netiskne ani nevypisuje strojem.

Adresa adresáta se uvádí v dolní třetině listu pod textem dopisu od levé svislice. Píše se zdvořilostní oslovení. U vícestránkových osobních dopisů se adresa umístí na poslední list vlevo dole.

ZMĚNA (v textu)

Dopisy fyzických osob právnickým osobám

Občané píší žádosti o místo, obracejí se na úřady se žádostmi a stížnostmi, zasílají podnikatelským subjektům objednávky, urgence a reklamace zboží a služeb. Všechny takové dopisy se upravují stejným způsobem na čisté listy formátu A4.

Dopis začíná vlevo nahoře úplnou adresou odesílatele (včetně PSČ). Úprava adresy odesílatele se normou nestanoví. Může se uvést též číslo telefonní linky, mobilu a/nebo e-mailová adresa.

Od levé svislice se umístí adresa adresáta podle zásad uvedených v kapitole Adresy v dopisech.

Datum se přisune k pravému okraji, píše se v řádkovém tvaru, vzestupně, měsíc se vypisuje slovem.

Pro úpravu heslovitého obsahu označení dopisu (věci) platí ustanovení uvedená v odstavci Věc a pro úpravu textového sloupce ustanovení uvedená v odstavci Textový sloupec. Uvádí se oslovení a pozdrav.

Podpis je vždy vlastnoruční, pod podpis se jméno a příjmení již netiskne ani nepíše strojem.

Uvedení příloh se řídí zásadami uvedenými v odstavci Přílohy.

ZMĚNA (v textu)

Dopisy do zahraničí

  • Adresy zásilek do zahraničí
    Na zásilce do ciziny se adresní údaje píší jazykem známým v zemi určení. Pro úpravu platí pravidla uvedená zde v kapitole
    Adresy. Některé odchylky se řídí zvyklostmi v zemi určení, např. umístění čísla domu před název ulice, členění PSČ apod. V adresách do Velké Británie se zpravidla nepoužívá interpunkce.

    Název města se píše velkými písmeny v podobě užívané v zemi určení, např. Bucuresti (nikoliv Bukurešť), Roma (nikoliv Řím). V posledním řádku se velkými písmeny uvádí země určení v mezinárodně známém jazyce. Je-li adresa psána písmem jiným než latinským, např. azbukou, píše se místo a země určení jednak azbukou, jednak latinkou.

    Na obálkách, dopisnicích a pohlednicích s předtiskem pro ruční vyplňování se PSČ cizího státu nepíše do předtištěných rámečků, ale před název adresní pošty. Země určení se uvede pod rámečky.

      Dr. S. M. Hayden Herrn Institut Laue-Langevin Dipl.-Ing. Ernst Goldstein BP 156 Im Gsteig 23 F-38042 GRENOBLE CH-8713 UERIKON FRANCE SCHWEIZ Messrs J Barker & Sons Ltd Goran Ohlsson 74 Thomas Street Intecom Distribution LIVERPOOL P. O. Box 14 L6 5BJ S-372 21 RONNEBY GREAT BRITAIN SWEDEN

    ZMĚNA (v textu)

  • Úprava dopisů do zahraničí
    Používá se úprava na hlavičkové dopisní papíry bez předtisku s doplňujícími údaji buď v záhlaví nebo v zápatí nebo na dopisní papíry s předtištěnými odvolacími údaji přeloženými do příslušného jazyka. Forma osobního dopisu se nepoužívá. V datu se doporučuje vypisovat měsíc vždy slovně vzhledem k odlišnému způsobu psaní dat v různých zemích.

    E-mail

    Norma se vztahuje jen na e-maily, které se používají jako obchodní dopis (ne jako interní sdělení).
    E-mailová adresa odesílatele a adresáta, datum a čas odeslání, věc (předmět) jsou součástí hlavičky a vyplňují se automaticky.

    Věc (předmět) se např. v Outlooku automaticky nevyplňuje. Musíte ji napsat. Zprávu lze odeslat i bez předmětu, ale v tom případě ji adresát může vymazat bez přečtení, jelikož se domnívá, že jde o počítačový vir.

    Sdělení začíná oslovením, úprava textového sloupce je stejná jako ve všech obchodních a úředních dopisech. Při úpravě je nutné mít na zřeteli technické vybavení adresáta. Nepoužívá se dělení slov, protože lámání řádků se řídí softwarem příjemce a je přizpůsobeno velikosti písma. Neznáte-li technické vybavení adresáta, doporučujeme psát text bez diakritiky. Pak máte jistotu, že dojde v čitelném stavu bez různých čtverečků a jiných zajímavých obrázků.

    Zakončení e-mailu se zpravidla vypíše automaticky jako celek. Obsahuje jméno a příjmení odesílatele, název a adresu odesílající instituce a údaje o spojení (telefon, fax, e-mailovou nebo webovou adresu).

    Tento celek se zpravidla automaticky nevypisuje. Automatické přidávání podpisu je třeba nastavit ke každému odesílanému e-mailu. Pokud přidávání podpisu nemůžete nastavit, je třeba vypsat podpis ručně, aby adresát věděl, od koho zprávu dostal. Vždy uvádějte všechny údaje, které se adresátovi mohou hodit.

    Pro elektronickou výměnu dat je důležitá jednak průkaznost identity partnera, jednak zabezpečení informací před zásahy, neboť e-maily jsou otevřená korespondence. Důležitá data mají být chráněna kódováním (digitálním podpisem). Přiložené dokumenty (např. smlouvy) mohou dovolovat operace ve třech kategoriích:
    - libovolné úpravy v souboru bez zvýraznění provedených korektur,
    - provedené úpravy jsou v souboru vyznačeny,
    - soubor je určen pouze ke čtení, úpravy nelze provádět.

    Prostě trocha teorie nikoho nezabije. Nicméně v posledním bodě si dovolíme protestovat. Každý jen trochu šikovný uživatel si umí se soubory určenými "pouze ke čtení" docela jednoduše poradit a může je upravovat dle své libosti.