DOPISY

Formu, umístění a přesné rozměry předtištěných údajů a značek stanoví norma ČSN 88 6101 Dopisní papíry pro hospodářskou a úřední korespondenci.

Jak správně psát obchodní dopisy se dozvíte v následujících podkapitolách:

Obchodní a úřední dopisy lze opatřit těmito rubrikami pro odvolací údaje:
Vaše značka, Ze dne, Naše značka, Vyřizuje, Telefon, Linka, Mobil, Fax, E-mail, Webová adresa, Datum. Firma, podnik nebo úřad mohou vybrat a na dopisní papíry předtisknout ty údaje, které jsou pro vyřizování jejich korespondence účelné. Pořadí musí zůstat zachováno.

Dopisní papíry mohou existovat ve třech variantách:

V odvolacích údajích se den a měsíc vyjadřuje dvoumístně arabskými číslicemi, sestupně. Mezi jednotlivé údaje se klade spojovník. Připouští se psát datum též vzestupně, den a měsíc dvoumístně, údaje oddělovat tečkami bez mezer. Letopočty po roce 2000 se doporučuje psát čtyřmístně.

2003-02-03 02.08.2002

Vyjadřuje-li se v souvislém textu měsíc číslicí, píše se datum vzestupně, den a měsíc jednomístně.

Tábor 3. ledna 2003 Vaši reklamaci jsme obdrželi teprve 15. 6. 2002.

Je-li měsíc vypsán slovem, píše se datum vždy vzestupně.

Hodonín 3. ledna 2003 V Ústí nad Labem 28. listopadu 2002

ZMĚNA (drobné změny v textu)

Pod posledním odvolacím údajem se po vynechání dvou řádků napíše heslovité vyjádření obsahu dopisu (věc). Začíná velkým písmenem a neukončuje se tečkou. Zvýrazní se podtržením nebo tučným tiskem. Při práci s textovými editory neřádkujeme - nastavíme meziodstavcovou mezeru 24 b.

Objednávka adventních kalendářů Dotaz na možnost spolupráce Nabídka kurzu výpočetní techniky - základní obsluha osobních počítačů pro začátečníky

Nikdy se nepíše slovo VĚC, ať s dvojtečkou nebo bez dvojtečky, velkým či malým písmem, zkrátka v žádné podobě!!!
Má-li Váš zaměstnavatel tento přežitek na firemním předtisku vytištěn, doporučte mu, aby se s ním rozloučil, a sice tak, že definitivně.

ZMĚNA (v textu)

Mezi heslovitým vyjádřením obsahu dopisu a oslovením se vynechávají dva řádky. Oslovení začíná vždy od levé svislice a končí čárkou, vlastní text pak začíná malým písmenem. Mezi oslovením a textem se vynechává jeden řádek. Neřádkujte, používejte meziodstavcové mezery. Jeden řádek = 12 b.

Oslovení náleží do každého dopisu. Úřad, podnik, firma se oslovuje např. takto:

Vážení, Vážení zákazníci, Vážení klienti, Vážená paní, Vážený pane, Vážení obchodní přátelé, Vážení partneři, Vážení obchodní partneři ...

Muži se oslovují 5. pádem

Vážený pane ministře, poslanče, předsedo, ... Vážený pane Nováku, Vácho, Doležale, ... Krbče Milý pane Kubů, ...

Ženy se oslovují přechýleným tvarem jejich titulu:

Vážená paní ministryně, poslankyně, předsedkyně, inženýrko, ředitelko, ...

ZMĚNA (v textu)

Podle obsahu se text člení do odstavců. Mezi odstavci se vynechává jeden řádek. V běžné obchodní a úřední korespondenci začínají odstavce přednostně od levé svislice (bloková úprava). Výjimkou jsou osobní dopisy a písemnosti zvláštního charakteru.

Pravý okraj se píše nezarovnaně (na praporek) nebo se automaticky zarovnává. Při úpravě na praporek nemají být rozdíly v délce řádků větší než 5 úhozů. Doporučuje se používat automatické dělení slov (nikoliv však v e-mailech). Při používání textových editorů se do spojení, jež nemají být od sebe oddělena při automatickém lámání řádků, vkládají pevné mezery (např. v Náchodě, 5. května, Ing. Kolář, J. Svoboda, 1 300 000, 10 mm apod.).

Na nepředtištěných listech formátu A4 je levý i pravý okraj široký 25 mm, pravý okraj v průměru nebo zarovnaně.

Na dopisních papírech s předtištěnými odvolacími údaji je vzdálenost předtisku od levého okraje papíru 20 mm.

Při úpravě se svislými nebo vodorovnými odvolacími údaji a adresou psanou vpravo začíná text dopisu na stejné svislici jako předtisk. Levý i pravý okraj je široký 20 mm.

Při úpravě s adresou psanou vlevo se text píše od stejné svislice jako adresa. Levý i pravý okraj je široký 25 mm.

Pozdrav se považuje za další odstavec. Začíná vždy od stejné svislice jako předcházející odstavce. Od posledního řádku se odděluje jedním prázdným řádkem. Závěrečný pozdrav může být součástí poslední věty nebo souvětí.

Těšíme se na Vaši objednávku a jsme s pozdravem

Jestliže se použije razítko firmy, podniku nebo úřadu, otiskne se nad vlastnoruční podpis tak, aby jej nepřekrývalo. Kulatá razítka se otiskují doprostřed pod textový sloupec.

ZMĚNA (v textu)

Při použití blokové úpravy se podpis umísťuje od levé svislice, ale lze jej umístit též vpravo.

Pod podpisy odpovědných pracovníků se vytiskne nebo strojem vypíše jejich titul, jméno (nezkráceně), příjmení (neproloženě) a jejich funkce. Vždy se uvádí napřed jméno a pak příjmení. Nad vytištěným nebo strojem napsaným jménem a příjmením musí zůstat místo potřebné pro vlastnoruční podpis.

Při umístění vlevo se píše jméno a funkce zarovnané od levé svislice; při umístění vpravo se pod jméno a příjmení píše funkce na střed.

Jsou-li na písemnosti dva podpisy, vlevo se podepisuje pracovník funkčně vyšší, vpravo pracovník funkčně nižší. Jestliže je na písemnosti více podpisů, umísťují se po dvojicích tři až čtyři řádky pod sebou. Jestliže jsou pracovníci funkčně na stejné úrovni, následují podpisy za sebou v abecedním pořadí. Pokud písemnost podepisují dvě organizace, vpravo je podpis té, která dopis vyhotovila.

V blokové úpravě se první podpis umístí od levé svislice:

(Podpis) (Podpis) Ing. Alois Vyhnálek Jana Čermáková ředitel a. s. ekon. náměstkyně

Příklad podpisů umístěných vpravo:

(Podpis) (Podpis) Robert Malý Antonín Borovička krajský hejtman starosta

Na rozmnožených písemnostech se podpis odpovědného pracovníka napíše strojem nebo vytiskne s poznámkou v. r.
Mezi příjmení a poznámku v. r. nepatří žádné interpunkční znaménko (tedy ani čárka).

Ing. Alena Vránová v. r.

ZMĚNA (v textu)

Neodesílané kopie se parafují, jestliže např. dopis koncipoval někdo jiný než ten, kdo jej podepíše. Dopisy se předkládají k parafování také podnikovému právníkovi, překladateli apod. Parafa se umísťuje na levém dolním okraji.

Upozornění na přílohy, které se k dopisu přikládají, se uvádí od levé svislice (pod posledním řádkem textu se vynechávají dva až čtyři řádky).
Posledním řádkem se rozumí podpis, upozornění na přílohy tedy umístíme obvykle 24 - 36 bodů (meziodstavcová mezera) pod podpisem.

Přílohy se mohou:

• uvést počtem (jsou-li vyjmenovány v textu); zvýrazní se stejným způsobem jako "věc", tj. podtržením nebo tučným tiskem;
• vyjmenovat (při malém počtu); každá příloha se zvýrazní;
• vyjmenovat pod zvýrazněným nadpisem Přílohy; jednotlivé přílohy se již nezvýrazňují. Za nadpisem Přílohy není žádné členicí znaménko.

Příloha 2 přílohy Ceník Prospekt Přílohy Objednávka Změna objednávky Potvrzení objednávky Dodací list Faktura

ZMĚNA (drobná změna v textu)

Upozornění, že kopie dopisu byla zaslána někomu jinému na vědomí, se poznamená dole od levé svislice. Nadpisy Na vědomí, Rozdělovník nebo Kopie se zvýrazňují stejným způsobem jako "věc" a přílohy, nepíše se za nimi žádné členicí znaménko. Mezi přílohami a nadpisem se vynechají dva řádky. Výčet adresátů se píše pod nadpis.

Při nedostatku místa lze rozdělovník umístit v pravé dolní čtvrtině.

Na vědomí Fallo, a. s. Ombre, spol. s r. o. Coda, s. r. o.

ZMĚNA (nová podkapitola)

V doplňujících údajích se uvádějí informace vztahující se k celé instituci: bankovní spojení, IČ, DIČ, údaj o sídle instituce, o registraci podnikatelského subjektu v obchodním rejstříku nebo jiné evidenci, číslo telefonní ústředny, číslo ústředního faxu, e-mailová adresa, webová adresa. Při použití textových editorů tiskneme doplňující údaje do zápatí stránky drobným písmem. V praxi se setkáte s údaji o registraci podnikatelského subjektu i v áhlaví stránky.

POZNÁMKA: Obchodní zákoník z 1. ledna 2001 v § 13a stanoví, že každý podnikatelský subjekt je povinen na všech objednávkách, obchodních dopisech a fakturách uvádět kromě jména nebo názvu firmy a identifikačního čísla také údaj o sídle nebo místu podnikání; osoby zapsané v obchodním rejstříku nebo jiné evidenci též údaj o tomto zápisu, včetně spisové značky.

ZMĚNA (drobné změny v textu)

Při psaní delšího dopisu je třeba vždy pamatovat na dostatek místa pro zakončení (vlastnoruční podpis nesmí být překryt razítkem, musí zbýt prostor pro přílohy a rozdělovník). Na dopisních papírech se předtiskuje značka pro zakončení, která upozorňuje na blížící se konec papíru.

Na předtisku v počítači většinou žádná značka není, textový editor se sám postará o zalomení stránek.

Je-li zřejmé, že se dopis se všemi náležitostmi na jednu stránku nevejde, je třeba pokračovat na další straně. Lze psát na rub dopisního papíru (tento způsob se zpravidla používá pouze při psaní na stroji), ale vhodnější je psát na další list. Značkou ./. se upozorňuje na pokračování na rubu, značka ./2 znamená pokračování na dalším listu.
V praxi se obvykle místo značky ./2 normálním způsobem stránky očíslují.

Stránka nesmí končit nadpisem, text nekončí rozděleným slovem. Začíná-li na konci stránky nový odstavec, musí obsahovat alespoň dvě řádky. Na poslední stránce se píše ještě alespoň jeden celý řádek textu kromě pozdravu.

Pokračovací listy mohou mít v záhlaví předtištěný název a adresu odesílající organizace. Pod tuto hlavičku se uvede spisová značka, datum a číslo stránky. V praxi se však následující stránky zpravidla pouze číslují. Obvykle v zápatí stránky.

ZMĚNA (drobné úpravy v textu)